Wojciech Wawrzak

Wojciech Wawrzak

prawnik kreatywnych, bloger, ninja produktywności

Jak szybciej odpowiadać na wiadomości e-mail? Proste i sprawdzone rozwiązanie z wykorzystaniem Evernote.

Czujesz się przytłoczony ilością przychodzących wiadomości e-mail? Znam to.

Obsługuję swoją pocztę samodzielnie i codziennie muszę dać sobie radę z co najmniej kilkudziesięcioma zapytaniami.

Część z nich jest powtarzalna. Przed długi czas męczyłem się z tą powtarzalnością niemiłosiernie. Aż w końcu mnie oświeciło.

Dzisiaj podzielę się z tobą prostym rozwiązaniem, dzięki któremu na powtarzające się wiadomości odpowiesz w ciągu kilku chwil.

Szablony – sposób na powtarzalność

Najlepszym sposobem na powtarzające się wiadomości e-mail są szablony. Czyli gotowe odpowiedzi, które wystarczy skopiować i wysłać. U mnie działa to tak:

  1. przychodzi wiadomość,
  2. sprawdzam, czego dotyczy,
  3. odszukuję odpowiedni szablon w Evernote,
  4. kopiuję tekst do okna odpowiedzi,
  5. skanuję, czy wszystko się zgadza,
  6. wysyłam.

Wszystko trwa kilkadziesiąt sekund.

Oczywiście nie na wszystkie wiadomości jestem w stanie odpowiedzieć szablonem. Część wymaga indywidualnego podejścia.

Ale każdorazowo, gdy piszę odpowiedź, zastanawiam się, czy nie można zrobić z niej uniwersalnego szablonu.

Jeśli można, tworzę nową notatkę w Evernote i zapisuję tam treść. W ten sposób powstaje wzór na przyszłość.

W chwili obecnej mam następujące szablony wiadomości:

Szablon dotyczący konsultacji przygotowałem w dwóch wersjach ze względu na płeć odbiorcy – kobieta albo mężczyzna.

W ten sposób wiadomość jest bardziej spersonalizowana.

W najbliższym dopracuję pozostałe również szablony w ten sposób. To fajnie działa. Taki ukłon w stronę klienta.

Treść szablonu decyduje o powodzeniu misji

Szablon oszczędzi ci czasu tylko wtedy, gdy odpowiednio go zaprojektujesz.

Przygotuj szablon tak, by wiadomość była konkretna, rzeczowa i dostarczała odbiorcy takich informacji, jakie chciał on uzyskać, pisząc do ciebie.

Szablon przygotowujesz raz, a będziesz korzystać z niego wielokrotnie. Warto przyłożyć się i zaprojektować go tak, by odbiorca miał jasność sytuacji.

W ten sposób nie tylko go zadowolisz, ale jednocześnie zaoszczędzisz czasu i wysiłku na kontynuację korespondencji.

Nikt nie lubi wymieniać wiadomości w nieskończoność. Staraj się zawsze ograniczać ilość wymienianych wiadomości do minimum. To będzie z korzyścią dla ciebie i dla odbiorcy.

Oto szablon wiadomości, którą przesyłam osobom zainteresowanym konsultacją:

Dzień dobry ……………,

dziękuję za kontakt i okazane zaufanie.

indywidualna konsultacja to usługa, którą wyceniam na kwotę 150 zł netto + VAT = 184,50 zł brutto. Płatność z góry.

Konsultacja wygląda w ten sposób, że po otrzymaniu zapłaty, najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych, przesyłam odpowiedzi na zadane pytania. Po zapoznaniu się z odpowiedzią, może Pan zadać dodatkowe pytania, na które odpowiadam w ramach uiszczonej ceny. Kontynuujemy wymianę wiadomości, dopóki nie jest Pan pewny co do swojej sytuacji.

Jeśli jest Pan zainteresowany konsultacją na przedstawionych warunkach, proszę o przelanie kwoty 184,50 zł wg następujących danych:

Usługi prawne i księgowe Wojciech Wawrzak
ul. Tatrzańska 91/51, 93-279 Łódź
numer konta: 97 1050 1461 1000 0092 0437 2024
tytuł przelewu: konsultacja prawna.

Proszę o informację, gdy przelew zostanie wykonany.

Po otrzymaniu zapłaty, prześlę fakturę VAT dokumentującą wpłatę. Faktura wystawiana jest na dane, które widnieją jako nadawca otrzymanego przeze mnie przelewu. Jeśli ma być to faktura na firmę, proszę o przesłanie dodatkowo numeru NIP.

Pierwszą wiadomość e-mail z merytoryczną odpowiedzią otrzyma Pan ode mnie najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania wpłaty.

W razie dodatkowych pytań, pozostaję do dyspozycji.

Szablon nie od razu wyglądał tak jak teraz. Poprawiałem go z każdą kolejną wymianą korespondencji z klientem.

Uznałem, że jest gotowy, gdy klienci przestali mieć dodatkowe pytania po otrzymaniu pierwszej odpowiedzi.

Teraz sytuacja jest jasna – albo decydują się na konsultację, albo rezygnują.

Wszystkie potrzebne im informacje otrzymują od razu. Nie muszą o nic dopytywać. Oni są zadowoleni, ja jestem zadowolony.

Działania poprawiające skuteczność

Szablon jest najprostszym rozwiązaniem, które pozwoli ci szybciej odpowiadać na powtarzające się wiadomości.

Nie jest jednak rozwiązaniem jedynym. Gdy już będziesz miał gotowych kilka szablonów, możesz pójść dalej.

W pierwszej kolejności, możesz przygotować stronę z odpowiedziami na najczęściej powtarzające się pytania i odpowiedzi (FAQ).

Jeśli już włożysz wysiłek i stworzysz FAQ, nie poprzestań wyłącznie na opublikowaniu go na swojej stronie.

Informuj o nim również w wiadomościach e-mail, które wysyłasz. Dodaj stosowną wzmiankę w szablonach wiadomości oraz link w stopce.

Jeśli prowadzisz blog, na pewno masz wiele wpisów zawierających informacje, o które ludzie pytają cię w wiadomościach.

Nawet jeśli artykuły masz wewnętrznie podlinkowane, to i tak nie unikniesz sytuacji, gdy ktoś wyśle ci zapytanie zamiast rozejrzeć się na własną rękę.

Dlatego zawsze wykorzystuj to, co masz już przygotowane. Odnajdź stosowny tekst i odpowiedz na wiadomość, linkując do niego. Ja tak często robię i okazuje się, że ktoś po prostu nie dotarł do interesującego go artykułu.

Nawet jeśli nie masz blogu, możesz stworzyć kilka artykułów na stronie firmowej opisujących szczegóły twoich usług lub produktów. Przy czym, nie chodzi tutaj o teksty reklamowe, ale o merytoryczne poradniki, które objaśniają jak działasz.

Krótko mówiąc, odpowiadając na wiadomości e-mail wykorzystuj wszystkie swoje zasoby. Jeśli takich zasobów nie masz, stwórz je. Zajmie ci to trochę czasu, ale będzie długofalową inwestycją, która przyniesie wymierny zysk w postaci oszczędzonego czasu.

Magazynowanie zasobów – dodatkowa oszczędność czasu

Wszystko, co tworzysz w celu sprawniejszego odpowiadania na wiadomości, ma sens tylko wtedy, gdy jesteś w stanie do tego szybko dotrzeć.

Dlatego najlepiej przechowywać to w jednym miejscu.

Ja korzystam z Evernote. Mam oddzielny notatnik „odpowiedzi”, gdzie przechowuję wszystkie materiały (w formie notatek), które mogą mi się przydać przy odpowiadaniu na wiadomości. Są to:

  • szablony odpowiedzi,
  • numery kont bankowych,
  • linki do moich najważniejszych artykułów.

Nie przesadzam z ilością zasobów, bo im więcej czegoś w jednym miejscu, tym dłużej trzeba to miejsce przeszukiwać, a nie o to przecież chodzi.

Wiem, że nie wszyscy są przekonani do Evernote. Sam też na początku nie byłem. Ale przy kolejnym podejściu, przekonałem się.

Moje krótką opinię na temat Evernote przeczytasz tutaj: Jak nie zwariować on-line? To post z moim gościnnym udziałem, ale na pewno napiszę o Evernote artykuł również tutaj. Dlaczego? Bo ogarnięcie tej aplikacji pozwala lepiej organizować pracę.

Evernote nie jest jednak jedynym narzędziem, które pozwala gromadzić ważne rzeczy w jednym miejscu. Możesz korzystać z dowolnego innego, jeśli bardziej ci odpowiada.

Jeśli chodzi o szablony wiadomości e-mail, to np. Michael Hyatt nie przechowuje ich w Evernote, ale wykorzystuje w tym celu opcję podpisów dostępnych w Outlooku. Też przez jakiś czas z tego korzystałem, ale ponieważ przerzuciłem się na Thunderbirda, szablony poleciały do Evernote.

Grunt, byś mógł do swoich zasobów dostać się łatwo i szybko. Cały czas rozmawiamy przecież o oszczędzaniu czasu.

Chcesz porozmawiać o sposobach na organizację pracy?

Napisz do mnie na adres kontakt@wojciechwawrzak.pl.

Podsumowanie

Szybkie odpowiadanie na wiadomości e-mail wymaga uprzedniego przygotowania.

Plan minimum to stworzyć szablony odpowiedzi.

Pomyśl również o działaniach wspierających, takich jak FAQ, czy artykuły poradnikowe.

Wykorzystuj wszystko, co masz i rób to sprawnie, dzięki gromadzeniu zasobów w jednym miejscu.


Podobał ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Dzięki poniższym przyciskom zajmie ci to dosłownie chwilę.

Chcesz być na bieżąco? Polub mnie na Facebooku.

P.S. Jesteś zainteresowany blogowaniem eksperckim, specjalistycznym? Dołącz do mojego projektu bloger-ekspert.pl.

Chcesz otrzymywać więcej artykułów takich jak ten? Zapisz się na newsletter.

  • Ollbi

    Dobry tekst. Ja używam do podobnych spraw OneNote 🙂

    • Szczęśliwie narzędzi mamy dzisiaj wiele i każdy może wybrać coś dla siebie. 🙂

  • Predefiniowane szablony to świetny pomysł nie tylko przy odpisywaniu na mejle. Jeśli ktoś używa Chrome’a, to polecam wtyczkę Auto Text Expander. Szablony dostępne za pomocą skrótów klawiszowych.

    • Podzielisz się swoimi zastosowaniami szablonów? Oprócz wiadomości e-mail, ja stosuję je jeszcze do uczestnictwa w grupach na Facebooku. Gdy dodaję komentarz o prawie, jednocześnie linkuję do mojego blogu w taki oto sposób: „Jednocześnie zapraszam do mojej strefy wiedzy, gdzie poruszam wiele tematów podobnych do tego. http://prakreacja.pl/strefa-wiedzy.” Wystarczy, że wystukam słowo „strefa”, a automatycznie uzyskuję całe zdanie.

  • To ja od siebie dodam, że GMail ma dostępne w Settings -> Labs szablony odpowiedzi w postaci „eksperymentu” o nazwie „Canned Responses” – dla tych, którzy używają GMaila i chcą uniknąć przeklejania tekstu a jednocześnie nie mają kilkudziesięciu szablonów do wprowadzenia 🙂

    P.S. Coś na Chrome są tutaj problemy z przewijaniem strony – ledwo udało mi się w partyzancki sposób doscrollować do komentarzy 😉

    • @wojciechwawrzak:disqus – na szybko zdebugowałem problem z przewijaniem i z mojej analizy wynika, że skrypt smoothscroll.js motywu powoduje problem – gdy zablokowałem wczytywanie go – problem zniknął. Ale być może problem występuje tylko na OS X – u mnie zarówno na gładziku jak i na magic mouse przewijanie działa bardzo opornie albo wcale 🙁

      • Dzięki za wskazówkę dotyczącą gmaila. Dzięki również za meldunek dotyczący przewijania. Sytuacja jest dziwna, bo ja również piszę ten komentarz z Chrome na OS X i przewijałem absolutnie normalnie. Hmm hmm….

        • @wojciechwawrzak:disqus – sprawdziłem właśnie na drugim laptopie i tam jest ok – zarówno na starszym chrome jak i po aktualizacji. Zatem to widocznie jednak wina mojego systemu, choć to bardzo dziwne, bo sprawdzałem to nawet w incognito mode bez żadnych dodatkowych rozszerzeń, które mogłyby coś psuć 🙂

          • To zdecydowanie bardzo dziwne. Poszukam w ustawieniach szablonu, czy można wyłączyć jakąś opcję związaną ze scrollowaniem, bo pewnie jest coś zaimplementowane, co ma niby pomagać.

  • Do Thunderbirda jest dostępna wtyczka Quicktext, która pozwala na wstawienie odpowiedzi z szablonu dwoma kliknięciami bez kopiowania czegokolwiek 🙂

    • Dzięki, Łukasz! Na pewno wypróbuję. Są jeszcze jakieś wtyczki do Thunderbirda, które polecasz?

      • Korzystam tylko z tej. Bardzo przydaje się do przekierowywania ludzi z pytaniami z maila do komentarzy na blogu.

        • Od jutra krotki urlop, w przyszłym tygodniu testuję wtyczkę, dzięki! 😊

  • O efektywności swego czasu fajnie opowiadał Szaffi: http://jakoszczedzacpieniadze.pl/higiena-pocztowa-jak-radzic-sobie-z-emailami Ja używam pod Windows Phase Express i spisuje się doskonale (konfigurujesz skróty np. !jakiśtag i gdziekolwiek go wpiszesz, jest zastępowany na żywo szablonem wiadomości).

    • Cześć Damian! Michała w tym zakresie jeszcze nie słuchałem, ale kilka zagranicznych podcastów już tak i domyślam się, jakie rady będzie dawał Michał, bo są one dość uniwersalne. Z ciekawości przesłucham w wolnej chwili. Funkcja Phase Express, o której piszesz, na pewno jest przydatna, bo sam z niej korzystam, choć nie nazywa się tak u mnie. Funkcja jednak świetna!

  • Bardzo przydatny post – ja jestem na etapie tworzenia szablonów 🙂

    • Cześć Karolina! Dzięki za ciepłe słowa! Ile szablonów planujesz przygotować i czego będą one dotyczyć? 😊

      • Pomagam m.in. w „upiększaniu bloggera” więc głównie to odpowiedzi z wyceną usług, ale także odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania (w przyszłości chcę założyć porządną zakładkę FAQ), ale przy trójce dzieci ciężko się za to zabrać, choć wiem, że finalnie to oszczędzi mój czas 🙂

  • Lalo.mama

    Wojtku. Dziękuje za ten artykuł. Tej wiedzy mi brakowało – pozostaje ją wdrożyć!

Send this to friend

© 2016 Wojciech Wawrzak